Procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle (AGA) de l’Association du Lac McGregor

Le samedi 9 juin 2018

(English follows)

Présents :
Gary Anka. Miranda Baniulus, Peter Barton, Mary Carman, John Fripp (Membre honoraire), Jennifer Garland, Karen George, Bob Kerr, Robert Lafleur, Elizabeth Logue, William Metz, Deena Ryan, Hélène Valin, Paul White.

Absents :
Sue Featherstone, Deborah Morrisson

Invités: M. le Maire Jacques Laurin
M. le Conseiller Claude Bergeron
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L’assemblée commence à 10h10 et est présidée par Peter Barton.

1. Approbation de l’Ordre du jour
Proposé par Robert Lafleur, secondé par Paul White. Approuvé

2. Mot de bienvenue et introduction
Peter Barton ouvre la réunion en remerciant tous les participants et souhaite la bienvenue au maire Jacques Laurin et au conseiller Claude Bergeron. Il mentionne les points forts suivants: le lancement du nouveau site Web aujourd’hui; nouvelle marchandise disponible; la nouvelle trésorière Deborah Morrison succède à la trésorière actuelle Mary Carman; Elizabeth Logue et sa famille reprennent le programme d’échantillonnage de l’eau, mais ont toujours besoin de bénévoles; Gary Anka était très impliqué dans la Fédération des lacs et Deena Ryan est maintenant la représentante de l’Association. Peter encourage tout le monde à assister à une réunion de consultation publique et / ou à envoyer des commentaires écrits.

3. Mot du Maire et du Conseiller
– Le maire commence par remercier tout le monde pour leur soutien lors des élections de l’automne dernier. Il est heureux d’être à la réunion pour partager des préoccupations communes. Il y a actuellement des consultations publiques sur le bassin versant et il invite tout le monde à assister à ces réunions ou à transmettre ses préoccupations écrites aux consultations. Des inquiétudes subsistent quant aux rampes d’accès privées au lac et il faut y remédier. En raison de la réglementation en vigueur concernant les rampes d’accès, certains propriétaires privés autorisent l’accès par l’intermédiaire de leur propriété. De plus, certains développeurs fournissent un accès et nous devons trouver des solutions. Il est également nécessaire d’éduquer les gens sur les bonnes pratiques de navigation de plaisance. Le maire Laurin a également parlé du programme de compostage en cours et souligne que 1500 composteurs avaient déjà été livrés. Avec une augmentation de 500 foyers l’année dernière, tous doivent essayer de réduire les déchets, dont 40% sont compostables. La réglementation provinciale stipule que nous devons réduire les déchets de 40%. Il mentionne également que la municipalité organise deux fois par an des journées spéciales pour le recyclage de produits dangereux (peinture, produits chimiques, etc.).
– Claude Bergeron mentionne que la sécurité de la navigation de plaisance est une priorité et qu’il a rencontré la MRC pour discuter avec les chefs de la possibilité de patrouiller davantage le lac les week-ends. En ce qui concerne les installations de lavage des bateaux, il est mentionné qu’il est assez coûteux de trouver une place et qu’en raison des restrictions budgétaires, il n’était plus envisagé. Les consultations publiques sur la gestion des bassins versants pourraient avoir pour priorité de régler ce problème. Il déclare que le service d’incendie est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ce qui a permis de réduire de moitié les délais d’intervention. Il souligne qu’il est important que les routes privées soient accessibles à tout moment en cas d’urgence.
– Le maire Laurin et le conseiller Bergeron abordent alors des questions dont le lavage des bateaux, l’inspection des installations septiques ainsi que des moyens d’empêcher des propriétaires de rampes d’accès privées de donner la permission aux membres du public d’accéder au lac.

4. Adoption du procès-verbal de l’AGA de 2017
Proposé par Hania Grabowski, secondé par Paul White. Approuvé

5. Rapport du Président
Peter Barton remercie Marie-Josée Lafleur et Ryan Smith pour leurs efforts et leur travail acharné dans la mise en place d’un nouveau site Web.
Facebook continue d’être une excellente ressource pour rester en contact et signaler toute nouvelle importante telle que les quais flottants, comme on l’a vu l’automne dernier. Marie-Josée organise également des concours et publie les images sur Facebook.

6. Consultations du bassin versant
 Peter explique l’importance de l’étude sur le bassin versant et mentionne que l’Association a présenté un mémoire lors d’une réunion récente et a soulevé de nombreuses ques tions, notamment en ce qui concerne le développement résidentiel et l’accès sans entrave au lac à l’aide de rampes privées.

7. États financiers
– Mary Carman rend compte du rapport financier mis à la disposition des membres. Les 149 membres actuels sont en baisse par rapport aux 172 membres de l’année dernière, ce qui est le résultat des efforts de Jean-Pierre Sarault en matière de diffusion de l’information porte à porte.
– Les dépenses de la régate ont été réduites grâce aux efforts de Deena Ryan.
– Une réserve de 3 000,00 $ doit être utilisée pour des activités spécifiques résultant du plan de gestion. Le conseil évaluera les meilleures options.
– Suite à la résolution de l’année dernière, les dossiers des anciens membres de l’association ont été purgés, mais tous ceux ayant une valeur historique ont été conservés.
Première motion pour approuver le rapport financier avec une erreur de 16,72 $
– Proposé par Robert Lafleur et appuyé par David Younger que le rapport soit accepté tel que présenté. Le rapport a été voté. Tous en faveur.
Deuxième motion pour confirmer les signataires à la suite du nouveau trésorier: Peter Barton; Bob Kerr; Deborah Morrison et Mary Carman.
Proposé par Roseanne Emard et appuyé par Louise Lafleur que le rapport soit
accepté tel que présenté. Le rapport a été voté. Tous en faveur.
– Peter remercie Mary pour sa grande contribution et son implications dans le passé et Bill pour son appui continu.

8. Rapport des comités
Site Web: Marie-Josée Lafleur a présenté les nouveaux éléments du site Web. De nombreuses heures de travail ont été consacrées à l’amélioration du site Web. Il convient de féliciter Marie-Josée et Ryan Smith d’avoir mis au point un site Web bilingue convivial et très instructif pour tous les membres qui peuvent accéder aux Règlements, nouvelles, résultats des échantillonnages de l’eau et bien plus encore.
Facebook: excellente participation des membres.
Adhésion: les renouvellements sont disponibles via Paypal (vous n’avez pas besoin d’un compte) ou à la régate. Nous examinerons le transfert électronique, mais cela est plus laborieux pour les associations. Nous demanderons aux membres de partager la livraison des autocollants de bateau. Peter invite tout le monde à inviter les voisins à discuter des avantages d’adhérer à l’Association. Louise Lafleur suggère un pourcentage possible de réduction dans certaines entreprises pour les membres de l’Association. Deena a suggéré que si vous apportez un ami, vous pourriez recevoir un t-shirt.
Régate: la date cette année sera le 14 juillet au camping MgGregor. Un sauveteur a été embauché conformément à la réglementation. Deena Ryan s’occupera une fois de plus de la nourriture et des boissons. Des bénévoles sont requis.

9. Mise en candidature et Élection des Administrateurs
– Marie-Josée Lafleur accepte de prendre la relève du poste de secrétaire de Hélène Valin. Proposé par Deena Ryan et secondé par Elizabeth Logue. Nomination acceptée.
– Confirmation des membres actuels du Comité d’administration par Michael Scott et secondé par David Younger.

10. Affaires nouvelles
Louise Lafleur mentionne la nouvelle disponibilité du WIFI Digicon. Mary Carman demande s’il existe une réglementation concernant la longueur des quais. Le maire Laurin indique qu’ils ne peuvent pas interférer avec la navigation mais qu’il faudrait vérifier s’il y a des limites de longueur. Il mentionne que la Fédération des lacs doit être félicitée pour son excellent travail.

11. Fin de la séance
Peter Barton remercie le Maire et le conseiller Claude Bergeron pour leur participation.
Proposé par Louise Lafleur et secondé par Karen George que l’Assemblée soit levée à 11h55 AM. Approuvé

Date de la prochaine assemblée à être déterminée.

Veuillez cliquer sur ce lien pour le procès-verbal de l’AGA 2017.

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McGregor Lake Association Annual General Meeting (AGM) Minutes

Saturday, June 9, 2018

Board of Directors Present:
Gary Anka. Miranda Baniulus, Peter Barton, Mary Carman, John Fripp (Honorary member), Jennifer Garland, Karen George, Bob Kerr, Robert Lafleur, Elizabeth Logue, William Metz, Deena Ryan, Hélène Valin, Paul White

Board of Directors Absent:
Sue Featherstone, Deborah Morrisson,

Guest Attendees: Mayor Jacques Laurin
Counsellor District 3: Claude Bergeron
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Meeting is called to order at 10:10 am by Peter Barton.

1. Approval of Agenda
Moved by Robert Lafleur, seconded by Paul White that the Agenda be approved. Approved

2. Welcome and Introductions
Peter Barton opened the meeting by thanking everyone for attending and welcomes Mayor Jacques Laurin and counsellor Claude Bergeron. He mentions the following highlights: new website launch today; new merchandise available; new Treasurer Deborah Morrison takes over from current treasurer Mary Carman; Elizabeth Logue and family taking over the water sampling program, but still require volunteers; Gary Anka was quite involved in the Federation of Lakes and Deena Ryan is now the Association representative. Peter encourages all to attend a public consultation meeting and or to send written comments.

3. Words from the VDM Mayor and Councillor
– The Mayor starts by thanking everyone for their support last Fall in the elections. He is happy to be at the meeting to share common concerns. There are currently public consultations on the Watershed and he invites everyone to attend these meetings or forward written concerns to the Consultations. There remains concern about private access ramps to the lake and this needs to be addressed. Because the public ramps regulations are in place, some private owners are allowing access through their property. Also some developers are providing access, and we must find solutions. There is also a need to educate people on good boating practices. Mayor Laurin also talked about the composting program being launched and mentioned that 1500 composters had already been delivered. With an increase of 500 homes last year, all must try to reduce waste of which 40% is compostable. Provincial regulations stipulate that we must reduce waste by 40%. He also mentions that the Municipality has special recycling days twice a year for hazardous materials such as paint, chemicals, etc.
– Claude Bergeron mentions that boating security is a priority and that he had met with the MRC to discuss with the chiefs about greater patrolling of the lake on weekends. As for the installation of boat washing facilities, it is mentioned that it is quite expensive to find a place and that due to budget cuts, it was no longer being considered. The public consultations on the watershed management may have this as a priority to be addressed. He states that the Fire department has 24-7 standby and that has reduced response times by half. He mentions that it is important for private roads to be accessible at all times for emergency purposes.
– Mayor Laurin and Counsellor Bergeron address questions from the members related to boat washing, septic systems inspections and the need to find ways to stop the practice of private launch ramps that provide access to the public.

4. Approval of 2017 AGM Minutes
Moved by Hania Grabowski and seconded by Paul White that the minutes be approved. Approved

5. Report from the President and Business Arising from 2017 AGM
Peter Barton thanks Marie-Josée Lafleur and Ryan Smith for their efforts and hard work in setting up a new website.
Facebook continues to be a great resource for keeping in touch and reporting key developments such as floating docks as was seen last Fall. There are also great pictures and Marie-Josée also set up photo contests and publishing the main pictures on Facebook.

6. Watershed Consultations
Peter Barton explains the importance of the Watershed study and mentions that the Association presented a brief at a recent meeting and raised many issues including concerns with residential development and unfettered access to the lake using private boat ramps.

7. Financial Report
– Mary Carman reports on the financial report which is available to members. Current 149 members are down from last years number of 172 which was a result of Jean-Pierre Sarault’s efforts to go door to door to hand out MLA information.
– The regatta expenses were reduced thanks to Deena Ryan’s efforts.
– There is a $3000.00 reserve to be used towards specific activities resulting from the Management plan. The Board will be assessing best options.
– Following last year’s resolution, many of the old association files were purged, but all those of historical value were retained.
First motion to approve the financial report with a $16.72 error.
Moved by Robert Lafleur and seconded by David Younger that the report be accepted as presented. Report was voted. All in favour
Second Motion to confirm signatories as a result of the new Treasurer: Peter Barton; Bob Kerr; Deborah Morrison and Mary Carman.
Moved by Roseanne Emard and seconded by Louise Lafleur that the report be accepted as presented. Report was voted. All in favour
– Peter thanks Mary for her tremendous past dedication and involvement as well as Bill for his ongoing support.

8. Report from Committee Chairs
Website: Marie-Josée Lafleur made a very informative presentation to highlight new elements of the website which was being launched. Many hours of work have gone into improving the website and Marie-Josée and Ryan Smith are to be congratulated on developing a bilingual user friendly and very informative website for all members. Access to the By-laws, Regulations, News, Water analysis results and much more are all available.
Facebook: ongoing great participation from membership.
Membership: Renewals are available through Paypal (you do not need an account) or at the Regatta. We will look at e-transfer but this is more laborious for associations. We will be asking members to share in the delivery of boat stickers. Peter invites all to invite neighbours to discuss advantages of joining the Association. Louise Lafleur suggests possible % reduction at some businesses for Association members. Deanna suggested that an incentive, such as a free t-shirt, could be offered if you bring a friend.
Regatta: The Regatta this year will be on July 14 at the MgGregor Camping. A lifeguard has been hired as per regulations. Deena Ryan will once again look after food and drinks. Volunteers are required.

9. Nominations and Election of Officers
– Marie-Josée Lafleur is the new Secretary replacing the outgoing secretary Hélène Valin. Moved by Deena Ryan and seconded by Elizabeth Logue. Nomination accepted.
– Confirmation of current board members by Michael Scott and seconded by David Younger

10. New Business
Louise Lafleur mentions the new Digicon WIFI availability. Several members enquire whether there are regulations as to the length of docks. Mayor Laurin indicates that they cannot interfere with navigation but that hey would need to check whether there are length limitations. He mentions that the Federation of Lakes needs to be commended for their great job!

11. Adjournment
Peter Barton thanks The Mayor and Councillor Claude Bergeron for their participation.
Moved by Louise Lafleur and seconded by Karen George that the AGM Meeting be adjourned at 11:55 AM. Approved

Next meeting date of the AGM to be confirmed.

Click on ce lien for the Minutes of the 2017 AGM.